I team delle risorse umane hanno spesso bisogno di distribuire biglietti da visita digitali a gruppi specifici di dipendenti. Ne hanno bisogno i team di vendita. Ne hanno bisogno i reclutatori. Ne hanno bisogno i dirigenti. Ma molti altri dipendenti no.
La sfida è semplice: come si creano biglietti da visita digitali per dipendenti selezionati senza doverli progettare manualmente uno per uno o senza consentire la creazione di versioni non autorizzate?
QRCodeChimp supportava già la creazione di biglietti da visita digitali individuali e in blocco. Tuttavia, molte organizzazioni desideravano un processo più controllato, in cui i dipendenti inviassero i propri dati tramite un modulo e le Risorse Umane approvassero la richiesta prima che il biglietto venisse generato.
Questo è esattamente ciò che offre il nuovo flusso di lavoro per biglietti da visita digitali basato sull'approvazione. Ecco come funziona questo aggiornamento e come aiuta i team delle risorse umane a creare biglietti da visita su larga scala con maggiore controllo ed efficienza.
- La sfida: i dipendenti hanno bisogno di carte, le risorse umane hanno bisogno di supervisione
- La soluzione: QRCodeChimpFlusso di lavoro per biglietti da visita digitali basato sull'approvazione di
- Guida passo passo: come impostare flussi di lavoro basati sull'approvazione per la creazione di biglietti da visita digitali
- Vantaggi dei biglietti da visita digitali basati sull'approvazione per i responsabili delle risorse umane
- Avvolgere
- Domande frequenti
La sfida: i dipendenti hanno bisogno di carte, le risorse umane hanno bisogno di supervisione
Diamo un'occhiata ad alcuni problemi che i team delle risorse umane potrebbero incontrare durante la creazione di biglietti da visita digitali per i dipendenti su larga scala.
Nessuna procedura semplificata di richiesta e approvazione per le carte digitali
Molte organizzazioni desiderano biglietti da visita digitali solo per dipendenti selezionati. Tuttavia, senza un sistema di richiesta adeguato, le Risorse Umane finiscono per creare biglietti da visita manualmente o gestire fogli di calcolo sparsi. I team delle Risorse Umane hanno bisogno di un modo semplice per consentire ai dipendenti di inviare i propri dati e di un processo strutturato per approvare le richieste prima che un biglietto da visita venga creato.
Incoerenza nei campi, nel design e nel branding
Se i dipendenti creano autonomamente i propri biglietti da visita digitali, potrebbero utilizzare layout, colori o strutture diversi. Il risultato sono versioni contrastanti del marchio, creando un'esperienza confusa per clienti, partner e chiunque interagisca con il team.
Tenere traccia di tutte le carte digitali
Con la crescita dell'organizzazione, tenere traccia delle schede di ogni dipendente diventa sempre più difficile. Il monitoraggio manuale è soggetto a errori non rilevati, schede duplicate e informazioni obsolete che possono avere un impatto negativo sull'azienda.
Solo se esistesse un processo semplificato per l'approvazione delle richieste di creazione, giusto?
Continua a leggere, perché è esattamente ciò che questo aggiornamento ti consente di fare. 🤩
La soluzione: QRCodeChimpFlusso di lavoro per biglietti da visita digitali basato sull'approvazione di
QRCodeChimp consente di creare flussi di lavoro basati sull'approvazione per biglietti da visita digitali.
Si inizia creando un batch di massa che funge da modello principale, quindi si genera un modulo da esso. I dipendenti inviano i propri dati tramite questo modulo e si sceglie se le loro schede vengono create immediatamente o solo dopo l'approvazione delle Risorse Umane.
In questo modo i dipendenti hanno la possibilità di richiedere le tessere in modo semplice, mantenendo il controllo totale nelle mani delle risorse umane.
Diamo un'occhiata alle caratteristiche principali di questa nuova funzionalità:
- I dipendenti inviano i propri dati tramite un modulo strutturato.
- Le risorse umane possono approvare o rifiutare le richieste prima che venga creata una scheda.
- Mantieni i campi coerenti per tutte le schede.
- Ogni carta creata rimane organizzata all'interno di un codice QR di massa.
- L'intero sistema è facilmente scalabile, anche per team di grandi dimensioni.
In che modo ciò apporta vantaggi alle risorse umane e riduce le spese generali?
Questo flusso di lavoro riduce significativamente il lavoro manuale delle Risorse Umane, mantenendo l'intero processo strutturato e controllato. Invece di tenere traccia di chi necessita di un biglietto da visita digitale e crearne uno manualmente, i dipendenti inviano i propri dati tramite un semplice modulo ogni volta che ne hanno bisogno.
Le Risorse Umane non devono più gestire elenchi, inviare email di follow-up o gestire richieste sparse. Se le approvazioni sono abilitate, le Risorse Umane si limitano a esaminare la richiesta e ad approvarla. Una volta approvata, la scheda di visita digitale viene creata automaticamente utilizzando il modello predefinito e condivisa con il dipendente.
Questo approccio mantiene tutte le schede coerenti e conformi, consentendo al contempo ai dipendenti di generarle su richiesta. Le risorse umane mantengono una supervisione completa senza microgestione, rendendo il sistema facilmente scalabile anche in caso di crescita dei team o frequenti cambi di ruolo.
Affidando la creazione delle schede ai dipendenti e limitando il ruolo delle risorse umane alle semplici approvazioni, questo flusso di lavoro riduce significativamente il carico di lavoro delle risorse umane e le spese amministrative continue.
Guida passo passo: come impostare flussi di lavoro basati sull'approvazione per la creazione di biglietti da visita digitali
Impostare un flusso di lavoro basato sull'approvazione per la creazione di biglietti da visita digitali è più facile di quanto pensi. Segui questi semplici passaggi per iniziare.
Fase 1: Crea la struttura per i tuoi biglietti da visita digitali
In questa fase, creerai una struttura per biglietti da visita digitali che verrà utilizzata per tutti i biglietti da visita digitali creati dai tuoi dipendenti. Considerala un modello principale.
1.1 Vai Biglietto da visita digitale soluzione e abilitare il caricamento in blocco.
1.2 Nella scheda Contenuto, crea e gestisci la struttura dei tuoi biglietti da visita digitali aggiungendo, rimuovendo o riorganizzando i campi in base alle tue esigenze e alle tue preferenze di progettazione.
1.3 Salva il batch di codici QR in blocco.
Passaggio 2: creare un modulo con campi per biglietti da visita digitali
Dopo aver salvato la maggior parte, vai a Modulo di soluzione del codice QR e segui questi passaggi.
2.1 Seleziona il codice della pagina (URL) e il design per il tuo modulo.
2.2 Aggiungi i campi del modulo. Assicurati che questi campi corrispondano a quelli aggiunti alla struttura del tuo biglietto da visita digitale.
2.3 Abilita l'opzione "Abilita la creazione della landing page all'invio del modulo".
2.4 Imposta il tipo di landing page su Biglietti da visita digitali, seleziona il gruppo che hai salvato di recente nel passaggio precedente.
2.5 Fai clic su "Apri finestra di mappatura campi" e mappa i campi del tuo modulo ai campi del tuo biglietto da visita digitale.
2.6 Scegli se desideri che i biglietti da visita digitali vengano creati subito dopo l'invio del modulo oppure dopo l'approvazione manuale da parte tua.
2.7 Salva il codice QR del modulo e condividi l'URL con i tuoi dipendenti.
Note:: Se desideri aggiornare il design, i campi o la struttura del tuo biglietto da visita digitale, aggiorna prima il modello del biglietto. Quindi aggiorna il modulo per includere i nuovi campi e mapparli correttamente. Una volta salvate, le modifiche verranno applicate a tutti i biglietti da visita digitali esistenti e futuri creati tramite quel modulo.
Fase 3: Approvare la creazione dei biglietti da visita digitali
3.1 Nella sezione "Scegli quando creare la landing page", seleziona "Dopo l'approvazione manuale delle risposte al modulo inviate".
3.2 Vai a "Risposte al modulo"" e identificare il modulo corretto utilizzando il "Nome modulo"" che hai inserito durante la creazione. Fai clic su "Visualizza risposte" per visualizzare tutti gli invii, quindi approvare or Rifiuto secondo necessità.
3.3 Per ricevere notifiche via e-mail quando qualcuno invia un modulo, abilita l'opzione "Invia notifica via e-mail per richiesta di approvazione" e aggiungi l'ID e-mail su cui desideri ricevere le e-mail.
Una volta approvata la richiesta, il biglietto da visita digitale viene inviato via e-mail al rispettivo titolare. Il record di ogni nuovo biglietto creato viene aggiunto al foglio di registrazione in blocco, consentendo di gestire tutto in un unico posto.
Con questo flusso di lavoro, le Risorse Umane non devono gestire proattivamente la creazione dei biglietti da visita. I dipendenti richiedono i biglietti da visita digitali solo quando necessario e le Risorse Umane si limitano ad approvarli. Questo elimina il monitoraggio manuale e riduce il lavoro amministrativo continuo.
Note:: Se non è necessaria l'approvazione delle risorse umane, puoi disattivare l'opzione "Dopo l'approvazione manuale delle risposte al modulo inviate". Basta condividere il modulo con i dipendenti, che potranno inviarlo per generare i loro biglietti da visita digitali senza dover ricorrere all'intervento delle risorse umane.
Vantaggi dei biglietti da visita digitali basati sull'approvazione per i responsabili delle risorse umane
Un flusso di lavoro basato sull'approvazione fornisce ai team delle risorse umane la struttura di cui hanno bisogno, semplificando al contempo il processo per i dipendenti. Ecco i principali vantaggi.
✅ Creazione di schede in base alla richiesta e all'approvazione (con il minimo sforzo da parte delle risorse umane)
I dipendenti possono inviare i propri dati tramite un semplice modulo e le Risorse Umane possono approvare ogni richiesta prima che venga generato un biglietto da visita digitale. Questo garantisce che solo i dipendenti autorizzati ricevano i biglietti da visita, senza tracciamento manuale o informazioni sparse.
Le Risorse Umane non devono più tenere traccia di chi ha bisogno di una tessera o crearne una manualmente. I dipendenti avviano le richieste e le Risorse Umane si limitano ad approvarle, riducendo il carico di lavoro quotidiano.
🎨 Mantenere la coerenza nel design, nella struttura e nei campi delle carte
Ogni biglietto da visita segue lo stesso layout e lo stesso stile del brand. Le risorse umane impostano il modello una sola volta e ogni biglietto da visita rimane in linea con gli standard aziendali.
⚠️ Supervisiona la creazione delle carte e riduci il rischio di uso improprio
Le risorse umane esaminano ogni invio prima che venga creata una scheda, impedendo la pubblicazione di informazioni non autorizzate o errate.
💻 Gestisci tutti i biglietti da visita digitali creati in un unico posto
Tutte le schede rimangono collegate allo stesso batch di massa. Le risorse umane possono visualizzarle, filtrarle e gestirle da un unico foglio di calcolo, senza doverle ordinare tra email o file sparsi.
💼 Consenti un onboarding più rapido per i nuovi dipendenti
I nuovi assunti compilano il modulo e le Risorse Umane approvano rapidamente la loro scheda. Nessun lavoro di progettazione manuale, nessun ritardo o incongruenza.
Avvolgere
I flussi di lavoro basati sull'approvazione riducono il carico di lavoro delle risorse umane eliminando la creazione manuale di schede, i follow-up e il monitoraggio. I dipendenti richiedono le schede tramite un semplice modulo e le risorse umane le esaminano e le approvano mantenendo il controllo completo.
Questo aggiornamento offre ai team delle risorse umane un sistema più pulito e affidabile per la creazione e la gestione delle schede dei dipendenti su larga scala. Previene gli abusi, riduce gli errori e preserva l'identità aziendale in ogni scheda.
Domande frequenti
Le risorse umane possono controllare quali dipendenti possono richiedere biglietti da visita digitali?
Sì. Le Risorse Umane controllano l'accesso condividendo il modulo solo con team, reparti o canali interni specifici. Anche se il modulo viene condiviso ampiamente, non viene creato alcun biglietto da visita digitale a meno che le Risorse Umane non ne approvino l'invio (quando l'approvazione è abilitata), garantendo che solo i dipendenti autorizzati ricevano i biglietti.
Cosa succede se un dipendente fornisce informazioni errate o incomplete?
Le Risorse Umane possono esaminare la richiesta nella sezione "Risposte al Modulo" e rifiutarla se necessario. La scheda non viene creata finché la richiesta non viene approvata, impedendo la pubblicazione di schede inaccurate o non conformi.
In che modo questo flusso di lavoro impedisce ai dipendenti di creare design di carte non autorizzati?
I dipendenti non progettano mai autonomamente i propri biglietti da visita. Inviano le informazioni solo tramite un modulo strutturato. Il biglietto da visita digitale finale viene generato esclusivamente a partire dal modello predefinito delle Risorse Umane, eliminando il rischio di layout, colori o campi non pertinenti al brand.
Dove possono le Risorse Umane monitorare tutte le richieste di carte approvate e rifiutate?
Tutti gli invii e le schede create vengono tracciati all'interno del foglio di registrazione dei codici QR in blocco e della dashboard delle risposte ai moduli. Le risorse umane possono visualizzare lo stato di approvazione, filtrare le voci e gestire tutte le schede dei dipendenti da un'unica posizione centralizzata.
L'approvazione delle risorse umane è obbligatoria per ogni richiesta di biglietto da visita digitale?
No. Le risorse umane possono scegliere se le schede vengono create subito dopo l'invio del modulo o solo dopo l'approvazione manuale. Questa flessibilità consente ai team di abilitare le approvazioni per i ruoli sensibili, consentendo al contempo la creazione immediata per i gruppi attendibili, se necessario.
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